Sanayi firmaları ihracat ve dış dünyaya açılmayı düşünüyorlarsa öncelikle üretimlerini bir düzen sokmalılardır. Sadece üretmek değil; kaliteli, verimli, zamanında ve optimum maliyet ile üretmeyi bilmeleri, öğrenmeleri gerekiyor.
Üretiyorsunuz ama kurumsal hafıza yok. Yani bir hammaddeyi veya hazır malzemeyi geçen sene kaçtan aldığınızı bilemiyorsunuz. Veya geçen sene aldığınız cıvatada sorun yaşadınız. O parti cıvataları nerden ve kaça aldığınızı bilemiyorsunuz. Ya da hemen kolayca bulamıyorsunuz. Muhasebecinize gidip arşive girmesini ve klasörlerden tüm cıvata faturalarını ve irsaliyelerini çıkartmasını istiyorsunuz.
Elbette bu şekilde ihracat da biraz zor oluyor. Zira günümüz koşullarında rekabet çok ama çok yüksek. Bir ürüne en uygun fiyatı vermek durumundasınız. Eskide kaldı o yüksek kârlı günler! Şayet cep telefonu, işlemci veya bezeri yüksek teknoloji ürün üretmiyorsanız artık cidden zor!
İhracat ciddi iştir. Altyapı ister. Müşteriye mantıklı bir yedek parça kataloğu vermelisiniz. Siparişlerinizi takip etmelisiniz. Hangi şaseli ürün nereye gitti ve o ürünün özellikleri, ihtivası nelerdi? Bunların hepsinin ihtiyaç halinde bilinmesi gerekir.
Yurtdışına makina veya bezeri bir ürün gönderiyorsunuz ama üründe ne kadar güçte bir elektrik motoru kullandığınızı bilmiyorsunuz?! Veya sattığınız ürün içerisinde bir hareket milinin çapını bilmiyorsunuz?! Ve kazara karşı taraftan bir yedek parça istendiğinde siz “Gidin mil çapını ölçün de ben size göndereyim” diyorsanız işte o zaman bittiniz!
Dış ticaret biraz daha ciddiyet ister. Tüm ürünleriniz resimleri ve patlamış görüntüleri ile dökümante edilmiş olmalıdır. Müşteriye bunların hepsini sunmalısınız. Müşteri parça kataloğuna bakarak ürünün kodunu size söyleyebilmeli.
Ancak ne yazık ki firmalar halen excel dosyaları ile üretim yapmaya devam ediyorlar. Excel bir firma için en büyük tehlikedir bence! Mümkünse aklı başında tüm şirketler bu illetten kurtulmalıdır. Zira excel demek bağımsız, sistem dışı, kişiye özel çözüm demektir. Birisi tüm önemli bilgileri kendi excel dosyasına yazmıştır. Hele bir de üzerine makro yazmıştır ki evlere şenlik! Bir şekilde adam izinli veya işi bıraktığında kendisinin bildiği o excel çözümü ile baş başa kalırsınız! Tamam giden arkadaş kendi asprin çözümünü bulmuştur ama sadece onda kalır!
Bir firma için en büyük tehditlerden birisi kişiye bağımlılıktır. Bu bir çalışan da olsa, patron da olsa değişmez! Bir patron fabrika içerisinde gezmeden de o iş yürümelidir! Veya bir çalışan işe gelmediğinde, izin aldığında, hastalandığında da onun işi yürümelidir. Duyar gibiyim: “Biz her adamın yedeğini nasıl tutacağız?! Maliyet!”.
Bunun basit yöntemlerinden birisi Rotasyondur. Belirli zaman aralığında elemanları yer değiştireceksiniz. Planlamadaki adamı üretime, üretimdeki adamı planlama bölümünde çalıştırarak birbirlerinin işlerini öğreteceksiniz. Tam burada da “Herkes, herkesin işini yapamaz!” sorunsalını duyar gibiyim. Yine başa dönüyoruz. İşi kişiye bağlarsak bu iş o kadar zorlaşacaktır. Ama işi kişiden bağımsız şirket içerisindeki bir yazılıma yüklersek o zaman bu yerdeğiştirme işi kolaylaşır. Elbette bu kastettiğim üretim bölümünde Abkant kullanan pedalcı arkadaşı Planlamanın başına getirmek değil. Eşlenik eğitimli kişilerin rotasyonundan bahsediyorum. Üretim mühendisini planlamadaki endüstri mühendisi ile yer değiştireceksiniz. Aslında çok da zor değil.
Elbette işverenler biraz daha dikkatli olmaları gerekir. Eleman tutmasını bilmek gerek. Hayatta her şeyin bir bedeli vardır. Olay sadece lüks araçlara binmek değil yanında çalışan elemanların da huzuru ve şirkete bağlılığını arttırmaktır. Aksi taktirde lüks BMW’ye binersiniz ama aklınız hep işte kalır. Rahat uyuyamazsınız! Tatile bile çıkamazsınız. Çünkü siz olmadan işyeri yürümüyordur!
O yüzden bir an önce kişiye bağlı olmayan bir sistemin işyerinde kurulması gerekmekte. İlk adımda excel programının silinmesi!
Kendi kendinize bir sorun bakalım: Excel programını ve dosyalarını silersek üretim yapabiliyor musunuz? Cevap HAYIR ise işiniz çok ama çok zor.
Bir an önce hatadan dönün! ERP yazılımlarına bakının. Ancak bundan önce kadronuzun bilgi seviyesini yükseltmeye bakın. Huzurlu bir iş ortamı yaratın. Çalışanların iş yerlerini benimsemesini sağlayın. Kadro kalitesi arttıktan sonra da bir ERP yazılımına niyetlenin ama elbette işinize en uygun çözümü seçin. Zira “İşiniz fındık kırmak ise balyoz satın almaya gerek yok!” sözünü sakın unutmayın!
Sayın Mucip Bey,
Sitenize ” python muhasebe ” terimleri ile duckduckgo üzerinden arama yaparken ulaştım.
Yukarıda yazdığınız konuyu bir ibret vesikası gibi defaten okudum ve pdf belgesine yazdırıp arşivledim.
Kişisel gelişime inanan, merak sahibi, keskin gözlemci birisi olarak bulunduğum firmalarda görevlerimin dışında konulara girip bilgi sahibi olmaya, naçizane çözümler üretmeye çalıştım. Bir çok büyük, küçük ölçekli firmalarda dış ticaret vs. çeşitli departmanlarda bulundum.
Sonuçta iş hayatım boyunca edindiğim bütün tecrübeyi yukarıda özetlemişsiniz. Naçizane analitik yönü baskın birisi olarak, sanki bana binlerce sayfalık bir metni okuma tecrübesi yaşattınız. Bu kadar olur ! Bu kadar akıcı, açıklayıcı, konunun bütün hatlarını yansıtan bir metin görmedim desem yeridir.
İsterseniz binlerce sayfa “şirket nasıl yönetilir ” kitapları okuyun ya da yukarıda ki metni.
Teşekkürler,
Merhabalar,
İsminizi belirtmediğiniz için size isminizle hitap edemiyorum. Kusura bakmayın lütfen.
Değerli yorumlarınız için teşekkürler.